為做好2018年度檔案歸檔工作，確保各類檔案及時、準確、完整歸檔，根據《西北大學檔案管理辦法》（附件1）有關要求，現將有關事項通知如下：

一、歸檔范圍

1、2017年學校各單位在工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體形式的文件材料，以及往年未歸檔的文件材料。文件材料的歸檔范圍按照《西北大學檔案歸檔范圍和保管期限表》（附件2）執(zhí)行。

2、各院（系、所、中心）2018屆畢業(yè)生集體照片（紙質與電子版同步歸檔,電子版請發(fā)至郵箱[email protected],請務必注明院系、專業(yè)）。

二、歸檔時間

各類檔案的歸檔時間分別為：

1、學校黨政管理部門形成的檔案材料、各院（系、所、室、中心）形成的教學檔案材料和其他教學綜合管理文件材料、產品生產類檔案和出版物類檔案在次年6月底前歸檔；

2、科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔；

3、基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔；

4、儀器設備類檔案應當在完成驗收后的六個月內歸檔；

5、各立卷單位形成的人物類檔案和實物類檔案即時歸檔；

6、重大活動類檔案應當在活動結束后兩個月內歸檔。

三、歸檔流程

歸檔流程見《西北大學檔案歸檔流程》（附件3）。

四、歸檔要求

1、請各單位按時移交檔案，做到立卷規(guī)范，歸檔材料齊全、完整；希望各單位分管檔案工作的負責人切實加強對本單位檔案工作的領導，兼職檔案員切實履行檔案工作職責，做好本單位檔案材料的歸檔工作。任何單位和個人不得將應歸檔材料據為己有。

2、涉密檔案單獨立卷歸檔，其中涉密歸檔材料的移交目錄請用涉密計算機打印或手工填寫送交檔案館。

3. 歸檔單位移交檔案材料時須填寫《西北大學檔案移交目錄》（附件4）一式2份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后，歸檔單位和檔案館各存1份。

4、歸檔所需的案卷封皮從檔案館領取，卷內目錄（附件5）、備考表（附件6）附后。

五、移交地點、聯(lián)系人及電話

太白校區(qū)圖書館一層東側檔案館。

在檔案收集、整理、編目、移交工作中，如有問題，請與檔案館有關人員聯(lián)系。聯(lián)系人及電話如下：

邵  婧  88302979   108室

附件：1.西北大學檔案管理辦法.doc

2.西北大學檔案歸檔范圍和保管期限表.docx

3.西北大學檔案歸檔流程.doc

4.西北大學檔案移交目錄.xls

5. 卷內目錄.xls

6.備考表.doc

檔 案 館  

2018年3月5日